Facturación Electrónica
La factura electrónica es la versión digital de las facturas tradicionales y tiene la misma validez tributaria y efecto jurídico por lo que no requiere de su impresión.
Con la factura electrónica usted y su empresa contarán con las siguientes ventajas:
- Rapidez en la recepción de la factura.
- Fácil integración de la factura electrónica a su sistema contable: no es necesario digitalizarla.
- Facilita tomar el crédito fiscal en el período correspondiente.
- Simplifica los procesos de auditoría.
- Elimina espacios de almacenamiento de documentos históricos.
- Contribuyen a la protección del medio ambiente, debido a los ahorros en papel y eliminación de uso de químicos en tinta
Formularios de Notificación de Facturas Electrónicas
Información importante
Cuando empiece a recibir su Factura Electrónica, por favor tener en cuenta:
Es importante agregar a Seguros Equinoccial como remitente seguro, si su correo electrónico pertenece a cuentas públicas y sin costo como por ejemplo: Yahoo, Gmail o Hotmail, entre otros, puede ser que el e-mail que contiene su factura electrónica llegue a la bandeja de correo no deseado. En ese caso aparecerá una leyenda como esta en la parte superior del e-mail:
Aquí seleccione la opción “Un momento, es seguro!” y agrega al remitente como correo válido. Este procedimiento se lo debe realizar una única vez.
Puede acceder a su factura electrónica en cualquier momento y desde cualquier lugar ingresando a nuestro portal de servicios.
Es recomendable guardar los archivos ZIP en una carpeta de su computador o en un dispositivo de almacenamiento de su preferencia, ya que una vez que la se haya emitido la factura electrónica no podrá generar un duplicado de su factura con validez tributaria.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento electrónico que tiene la misma validez tributaria y efecto jurídico que una factura impresa. La factura electrónica es entonces la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales. Para que la factura electrónica tenga validez debe estar completada con la firma electrónica, que le da validez legal permitiendo eliminar la factura en papel.
¿Cómo funciona este servicio de Seguros Equinoccial?
La factura electrónica podrá ser descargada por el cliente una vez que se genere y se autorice por medio de dos modalidades:
- Adjunta al correo de notificación al cliente, mostrándole la posibilidad de descargarla del portal web
- Entrando directamente al portal web para descargar las facturas requeridas.
¿Cómo puedo visualizar mi factura electrónica?
La factura electrónica va a poder ser visualizada en el portal web en el formato legal propuesto por el Servicio de Rentas Internas denominado como “xml.”, el cual consiste en una serie de códigos secuenciales que permiten validar cada campo del documento. También se habilitará la posibilidad de visualizar la factura electrónica en un formato con mayor afinidad visual para un mejor entendimiento del documento, conocido como “PDF”. Nota importante: Aunque el documento en formato “xml.” puede tener una interpretación confusa, es este documento el que sirve para cualquier tema legal que se lleve a cabo ya que cumple las mismas funciones que la factura física. Por otro lado, el documento en “PDF” aunque tiene una visualización mejor, solo sirve para entender el documento de una mejor manera.
¿Podré ver todas mis facturas o sólo la última?
En el portal web, usted tendrá la opción de almacenar las facturas que se vayan generando de manera automática, por lo que puede buscar y descargar una factura en específico, independientemente si ha sido la última enviada a su usuario.
¿Es seguro consultar mi factura en internet?
El portal web cuenta con toda la seguridad que nuestro cliente busca y necesita, por lo cual garantizamos la fidelidad y veracidad de cada uno de los documentos e información proporcionada por esta vía, buscando en nuestros clientes la confianza de optar por esta alternativa que no tiene ningún riesgo.
¿Si no me llega mi factura electrónica, qué debo hacer?
En el caso de no recibir el correo de notificación conjuntamente con su factura y no haberla encontrado una vez ingresado en el portal web, le pedimos se comunique con nosotros para solucionar su inconveniente de manera personalizada y efectiva. (Poner números de servicio al cliente o a quien corresponda).
¿Qué validez legal tiene una factura electrónica?
La factura electrónica tiene la misma validez tributaria y legal que una factura física, por lo que le pedimos que mantenga la prudencia y el buen uso de dichos documentos que ponemos a su disposición.
¿Dónde se almacenan mis facturas digitales?
Las facturas electrónicas que se generan a su nombre se almacenan directamente en el Portal Web al cual puede acceder con su usuario y contraseña. También se encontrarán en los correos electrónicos de notificación en los cuales estarán adjuntados.
¿Este tipo de facturación es opcional o es obligatoria?
El sistema de facturación electrónica es de carácter obligatorio para todas las organizaciones de carácter contribuyente especial a partir del 01 de junio del presente año.
¿En cuál artículo se encuentra la normativa para facturar de esta manera?
Esta normativa de facturación se encuentra en la Resolución NAC-DGERCG12-00105 del 09 de marzo del 2012, la cual fue publicada mediante Registro Oficial 666 del 21 de marzo de 2012, en la cual se establece las normas para el nuevo esquema de emisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios mediante mensaje de datos (comprobantes electrónicos).
¿Me sirve de algo imprimir la factura electrónica?
Para efectos legales y tributarios la factura impresa no tiene ninguna validez, por lo que recomendamos no imprima su factura electrónica para contribuir de manera efectiva con uno de los objetivos de la misma que es preservar el medio ambiente al evitar el uso excesivo de papel.
¿Es necesario descargar los códigos aun cuando no comprenda lo que dice?
Aunque los códigos parezcan totalmente incomprensibles, le recomendamos no los elimine ya que estos códigos contienen la información tributariamente válida para cualquier actividad. Por esta razón le recomendamos que descargue los archivos de formato “.xml” y lo archive en su ordenador por cualquier efecto.
¿Se puede anular estos documentos electrónicos?
Los documentos electrónicos, de cualquier tipo, no se pueden anular en ningún caso. Por esta razón le solicitamos la mayor diligencia en la información proporcionada para la generación de los mismos.
¿Cuál es el proceso a realizar en el caso que un documento electrónico esté incorrecto y necesite la corrección?
En el caso que se requiera algún cambio en la factura recibida le pedimos se comunique con nosotros para solucionar el problema para llevar a cabo el proceso respectivo.
¿Por cuánto tiempo se van a guardar estos documentos en el portal web?
Todas las facturas y los documentos electrónicos, como retenciones, notas de crédito, etc. Se almacenarán desde su aprobación en el Servicio de Rentas Internas en nuestro portal web EquiSmart por lo cual, usted dispondrá de esta información constantemente.